Để đạt được mục tiêu quan trọng doanh nghiệp đã đặt ra từng thời kỳ, các doanh nghiệp phải rất linh hoạt kết hợp hai phương pháp quản trị mục tiêu OKR và KPI phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp.
.jpg)
Vậy OKR là gì?
OKR là viết tắt của Objective & Key Result – Kết quả và mục tiêu then chốt. Hiểu rộng ra, OKR là một phương pháp quản trị dựa trên một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó được đo lường bằng kết quả then chốt nhất.
Ý tưởng ban đầu của OKR đến từ Intel và lan rộng sang các công ty khác ở Thung lũng Silicon. Google đã áp dụng OKR vào năm 1999. Trong năm đầu tiên, OKR hỗ trợ sự phát triển của Google từ 40 nhân viên lên hơn 60.000 ngày nay. Ngoài Google, các công ty khác cũng sử dụng OKR bao gồm Spotify, Twitter, LinkedIn và Airbnb.
Điều đầu tiên bạn phải hiểu là OKR là một hệ thống buộc bạn phải tách biệt những gì thực sự quan trọng với phần còn lại và đặt ra các ưu tiên rõ ràng. Để làm điều đó, bạn phải học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc cũng như gạt bỏ những điều gây ảnh hưởng đến đích đến cuối cùng của bạn.
OKR gồm những thành phần nào?
OKR có hai thành phần, Mục tiêu (Objective) và Kết quả chính (Key Result):
Mục tiêu (Objective) là mô tả định tính về những gì bạn muốn đạt được. Yêu cầu phải ngắn gọn, truyền cảm hứng và hấp dẫn. Mục tiêu phải có tính thúc đẩy và thách thức sự quyết tâm của con người.
Kết quả chính (Key Result ) là một tập hợp các chỉ số đo lường tiến trình của bạn đối với Mục tiêu. Đối với mỗi Mục tiêu, bạn nên có một bộ từ 2 đến 5 Kết quả chính.
Khi làm việc với OKR, bạn sẽ phải tự hỏi mình ba câu hỏi:
- Bạn cần đi đến đâu? Câu trả lời sẽ cho bạn thấy được mục tiêu.
- Làm thế nào để bạn biết bạn đang đến đó? Câu trả lời sẽ cho bạn thấy kết quả bạn cần đạt để hoàn thành mục tiêu
- Bạn sẽ làm gì để đến đó? Câu trả lời sẽ giúp bạn đưa ra những giải pháp, những sáng kiến,… giúp bạn hoàn thành mục tiêu và kết quả then chốt.
Ví dụ: Trước hết, chúng ta cần một Objective. Một ví dụ có thể là “Tạo trải nghiệm khách hàng tuyệt vời”. Điều này nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng làm thế nào bạn biết được liệu trải nghiệm có tuyệt vời hay không? Hãy nhớ rằng, không có đo lường, bạn không có mục tiêu.
Đó là lý do tại sao chúng ta cần Kết quả chính. Làm thế nào có thể đo lường nếu chúng ta đang cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng? Điểm khuyến mại ròng và Tỷ lệ mua lại sẽ là hai lựa chọn tốt. Khách hàng có cảm thấy tốt khi giao dịch đến mức họ sẽ giới thiệu về sản phẩm cho bạn bè và mua lại không?
Ví dụ 01: OKR
O: Tạo trải nghiệm khách hàng tuyệt vời trong Quý I/2022
KR1: Cải thiện điểm số nhà quảng cáo ròng từ X lên Y.
KR2: Tăng tỷ lệ mua lại từ X lên Y.
KR3: Duy trì chi phí chuyển đổi khách hàng theo Y.
Ví dụ 02: OKR
O: Tăng traffic vào website Công ty trong Quý I/2022
KR1: Đăng tải 45 bài viết trên website trong quý I/2022
KR2: Mỗi bài viết có tối thiểu 50 lượt tương tác (like, share hoặc bình luận).
KR3: Tối ưu 100 bài viết theo checklist SEO mới để tăng trải nghiệm Khách hàng.
KPI là gì?
KPI chính là viết tắt của từ Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá năng suất và hiệu quả công việc. Đó là một giá trị có thể đo lường được để chứng minh mức độ hiệu quả của một công ty đang đạt được các mục tiêu kinh doanh chính. Các tổ chức sử dụng KPI ở nhiều cấp độ để đánh giá mức độ thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, nhân sự, hỗ trợ và những người khác.
Đối với một tổ chức, KPI đích thị là một loại công cụ đo lường hiệu suất, nhằm đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. KPI được thể hiện qua thống kê, số liệu, bảng biểu về chỉ tiêu và được định lượng cụ thể. Phương pháp này được thiết kế chi tiết để có thể thực hiện hằng ngày và phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức.
Đặc trưng của KPI:
- Hiệu quả của KPI có thể định lượng, đo lường được chính xác bằng số liệu cụ thể.
- KPI phải được lên lịch đo lường hằng ngày, hằng tuần hoặc hàng tháng.
- Phương pháp KPI không nên được giao chung chung mà phải gắn liền với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể
Các chỉ số KPIs thường có đặc điểm:
Các chỉ số này thường liên kết với các mục tiêu chiến lược; định hướng phân bổ nguồn lực và được đo lường với các mục tiêu.
KPI thường gắn với các chỉ số định lượng giúp dễ dàng đo lường, đánh giá, theo dõi được chất lượng, hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban, từng quá trình làm việc.
KPI cũng có thể được xây dựng với các chỉ số định tính, nhưng dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc các diễn giải chủ quan từ dữ liệu.
Mặt khác, nhờ các chỉ số KPI, công ty có thể nhìn nhận được hướng triển khai công việc, phát triển công ty của mình có ưu, nhược điểm gì để dễ dàng điều chỉnh, khắc phục giúp đạt hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn.
Ví dụ:
- KPI của Phòng Nhân Sự: Tuyển 05 nhân sự vị trí Lập trình viên trong 2 tuần
- KPI của Phòng Kinh Doanh: Gọi tối thiểu 50 cuộc gọi giới thiệu SP tới KH tiềm năng trong vòng 1 tuần.
Phương pháp OKR và phương pháp KPI có khác nhau không?
Trước khi đi vào phân tích xem phương pháp OKR và phương pháp KPI có khác nhau không và nếu có thì cụ thể nó phân biệt nhau ở những điểm gì, chúng ta hãy xem OKR và KPI có gì giống nhau mà nhiều người vẫn thường nhầm lẫn đến thế.
Giống nhau
Cả OKR và KPI đều là những công cụ để đo lường hiệu suất công việc, cả Key result trong OKR hay Key performance trong KPI đều được thể hiện bằng những chỉ số cụ thể, có thể đo lường được, đánh giá được.
Khác nhau
Điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất giữa KPI và OKR là: KPI được áp dụng đối với những bộ phận có mục tiêu, công việc có chu kỳ cố định, có thể đo lường được kết quả chính xác. Còn OKR sẽ áp dụng đối với những trường hợp khó đo lường chính xác hơn và hoạt động không theo chu kỳ.
- Khác biệt trong mục đích sử dụng
Như đã nói ở trên, KPI thường được áp dụng vào quá trình vận hành một tổ chức có sự ổn định, được thiết kế để tập trung đo lường hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên. KPI sẽ được dùng để đánh giá nhân viên công bằng, tách bạch giữa sự cảm tính và số liệu để chứng minh kết quả.
Đối với OKR, tổ chức có thể đặt ra những mục tiêu tham vọng và xác định đâu là cơ sở, là kết quả cần đạt được cho mục tiêu đấy. OKR giúp cho từng cá nhân, nhóm và cả tổ chức xác định được các ưu tiên cho công việc. Trong kế hoạch dài hạn, OKR sẽ là “kim chỉ nam” để mọi nhân viên xác định rõ hướng đi và mục đích cuối cùng của tổ chức.
Phân biệt OKR và KPI
- Trọng tâm của mỗi phương thức là khác nhau
Ở OKR, trọng tâm sẽ nằm ở chữ O (Objective), tức là mục tiêu. Do vậy, trước khi bắt tay vào thực hiện bạn cần phải xác định mình muốn gì, để đưa ra các kết quả then chốt. Còn với KPI , trọng tâm nằm ở các chỉ số (I – Indicator). Mặt khác, các chỉ số của KPI là hướng đến kết quả then chốt đã đề ra, góp phần vào việc đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả.
- KPI là công việc hàng ngày, còn OKR thì không !
Một cách dễ hiểu thì OKR là cái đích cuối cùng và để đạt được điều đó, bạn cần phải bám sát KPI, vì KPI sẽ tác động và phục vụ cho OKR.
Ví dụ: OKR quý này của phòng ban bạn là xác lập được kỷ lục ghé thăm, tương tác với các kênh truyền thông của công ty. Thì KPI của bạn có thể là mỗi ngày tiếp cận được bao nhiêu khách, nó là việc hằng ngày. Ngày hôm nay, bạn chưa đạt được KPI ngày thì bạn có thể cải thiện hoặc tăng tốc ở các ngày sau, miễn sao nó phải bám sát vào OKR mà bạn đã đặt ra ban đầu. Bạn phải làm mọi cách để đạt được kỷ lục lượt ghé thăm, tương tác của khách hàng.
Có thể kết hợp KPI và OKs không?
Quản lý một doanh nghiệp có nghĩa là đo lường những thứ phù hợp chứ không phải đo lường tất cả mọi thứ, vì thế bạn cần có KPI. Nhưng làm thế nào để nhóm của bạn hiểu những gì họ cần làm? Làm thế nào để bạn sắp xếp nhiệm vụ của mỗi người hướng đến tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp? – Lúc này bạn cần có OKR.
Bằng cách sử dụng OKR, khi bạn làm việc với các nhóm của mình để thiết lập các mục tiêu bạn cung cấp cho họ các công cụ để hiểu những gì họ cần đạt được và sau đó họ sẽ quyết định cách thức thực hiện.
OKR không phải là theo dõi mọi thứ bạn làm, nhưng nó không phải là tập trung vào một thứ và bỏ mọi thứ khác. Để thiết lập OKR tốt, bạn nên đánh giá các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp và xác định những khía cạnh mà sự thay đổi trong hiệu suất sẽ có tác động lớn nhất, trong khi giữ cho các yếu tố khác ở trạng thái ổn định bằng việc theo dõi các chỉ số KPI.
Vì vậy, chúng ta cần đo lường những điều phù hợp và đặt mục tiêu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp, tuy nhiên các nhóm sẽ được thực hiện việc thiết lập mục tiêu theo đa chiều (trên xuống, dưới lên và chéo sang) để tất cả kết hợp với nhau.
Thay vì nghĩ lựa chọn giữa OKR hay KPI thì bây giờ sẽ là kết hợp giữa OKR và KPI.
Ví dụ: Để xem xét kỷ luật của một công ty, chỉ số thời gian đi muộn và số lần đi muộn của một nhân viên được theo dõi. Nếu mọi người đều đi làm đúng giờ, nghĩa là kỷ luật giờ làm đang được duy trì tốt, chúng ta sẽ không cần chú ý đến điều đó và tập trung làm điều khác.
Giờ đi làm sẽ không có mặt trong OKR, nhưng vẫn được bộ phận Hành chính Nhân sự theo dõi thường xuyên. Cho tới khi việc này vẫn ổn, không ảnh hưởng đến mục tiêu của công ty, thì OKR vẫn không đề cập đến “giờ đi làm”.
Kết luận:
- KPI luôn tồn tại trong tổ chức, lưu ý là KPI cũng có chữ “Key”. Tổ chức nên có các chỉ số trọng yếu cần được đưa ra để theo dõi, đánh giá.
- KPI giúp theo dõi hiệu suất doanh nghiệp. Nếu các KPI đều tốt thì mọi chuyện đang tốt.
- Khi có một hay một vài Mục tiêu khó khăn cần chinh phục, chúng sẽ được đưa vào OKR.
- Một số KPI sẽ biến thành KR nếu chúng giúp đạt được Mục tiêu.
- Các KPI khác không liên quan trực tiếp đến Mục tiêu sẽ không đưa vào OKR, và vẫn theo dõi thường xuyên (VD: giờ giấc đi làm của nhân viên, các hóa đơn điện nước …).
Trong quá trình theo dõi, thực hiện OKR, nếu có KPI nào đó không nằm trong OKR nhưng có chuyển biến xấu, có khả năng làm hỏng Mục tiêu, chúng có thể được đưa ngay vào thành các KR. VD nếu nhân viên đi làm muộn thường xuyên khiến doanh số cửa hàng giảm mạnh, có thể tạo ra ngay 1 Key Results là “100% nhân viên đi làm đúng giờ 30 ngày liên tiếp”.