Theo Bộ Năng lượng của Mỹ, khung năng lực là một tập hợp các năng lực hướng đến việc hoàn thành nhiệm vụ cho một công việc cụ thể. Đây là một hệ thống có thể được xây dựng cho các công việc cụ thể, các nhóm công việc, tổ chức, ngành nghề hoặc các ngành, lĩnh vực. Do vậy, việc xây dựng khung năng lực của vị trí việc làm cũng đóng một vai trò quan trọng nhất định trong sự phát triển chung của doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị,… 

Trong mô hình quản trị nhân lực truyền thống, phân tích công việc là một chức năng quan trọng, có ý nghĩa đối với tất cả các chức năng quản trị nhân lực. Ngược lại, cách tiếp cận quản trị nguồn nhân lực dựa trên năng lực lại tập trung vào việc xác định, xây dựng khung năng lực và đánh giá năng lực của nhân viên làm cơ sở để thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực.

Việc ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự đã giúp cho quá trình đánh giá kỹ năng, thái độ của ứng viên và nhân viên trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Khung năng lực truyền tải cách nhìn thống nhất về công việc, là công cụ cho phép người quản lý và các chuyên gia tư vấn về quản lý nguồn nhân lực lấy đó làm khung tham chiếu chung với kiến thức, kỹ năng, thái độ, nhằm thực hiện có hiệu quả các hoạt động liên quan đến quản lý, dự báo đối với nhân lực cũng như các hoạt động tuyển dụng, đào tạo nhân viên, phát triển nguồn nhân lực, cũng như quản lý và đánh giá thành tích nhân viên. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể xây dựng được khung năng lực và triển khai nó một cách hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự. Qua bài viết này, độc giả sẽ có cái nhìn khái quát về khung năng lực, những ứng dụng của mô hình năng lực trong hoạt động quản trị nhân lực và cách thức để xây dựng bộ khung năng lực phù hợp cho doanh nghiệp của mình, từ đó đạt được hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự nói riêng, cũng như phát triển của tổ chức nói chung.

KHUNG NĂNG LỰC LÀ GÌ?

Trước khi tìm hiểu cách xây dựng khung năng lực, bài viết sẽ đề cập tới các định nghĩa về năng lực và khung năng lực.

Theo Cục Quản lý Nhân sự Mỹ (Office of Personnel Management), năng lực là tập hợp những kiến thức, kỹ năng, thái độ/phẩm chất của một cá nhân được thể hiện thông qua những hành vi cụ thể nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc mà cá nhân đó đảm nhiệm, phụ trách. Khái niệm về khung năng lực được bắt nguồn từ định nghĩa về Năng lực đã được nghiên cứu, áp dụng trong quản lý nhân sự ở rất nhiều lĩnh vực.

Dựa trên đó, ta có thể định nghĩa được khung năng lực là gì. Khung năng lực là hệ thống cụ thể hóa các hành vi cần thiết của năng lực ở các cấp bậc khác nhau, áp dụng với các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp để hoàn thành một công việc. 

• Năng lực chung (cốt lõi): gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề… Phần lớn các mô hình năng lực thường bao gồm từ bảy đến chín năng lực cốt lõi mà tất cả nhân viên của tổ chức phải sở hữu để giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
• Năng lực quản lý: tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý, ví dụ như hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực; kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc.
• Năng lực chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng chuyên môn gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trò thiết yếu để hoàn thành một công việc như kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập trình… Năng lực cốt lõi cho một công việc mô tả các kỹ năng, khả năng, hành vi phải được thể hiện một cách nhất quán để một nhân viên thực hiện công việc hiệu quả (Maddy, 2002).
• Năng lực bổ trợ/Kỹ năng làm việc: tùy theo bối cảnh thực hiện nhiệm vụ và vai trò của vị trí trong tổ chức

Tùy thuộc vào kỳ vọng của nhà quản lý về mức độ bao trùm và tách biệt của các nhóm năng lực. Có thể có ít hơn hoặc nhiều hơn nhóm năng lực so với những nhóm đã nêu ở phần trên.Ví dụ, năng lực giao tiếp là năng lực cốt lõi vì nó cần thiết cho mỗi công việc nhưng nó lại là yếu tố cấu thành trong năng lực chuyên môn của nhân viên bán hàng.

Các năng lực được xây dựng phải kết nối với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu.