“Tôi sẽ phê phán mạnh dạn, nghiêm túc và thẳng thắn, với bằng hữu cũng như với kẻ thù. Vì thế mà không gì có thể làm tôi nao núng.” Edgar Allan Poe (1809-1849)

Phê bình nhân viên là cả một nghệ thuật đối với cấp trên, nghệ thuật phê bình nhân viên không những giúp nhân viên tiến bộ và vui vẻ đón nhận, còn giúp chính sếp tạo thêm lòng tin và sự sáng suốt trong cách đánh giá của mình.

Khi một nhân viên cảm thấy mình bị khiển trách vô lý, hoặc thậm chí hợp lý, là lúc lòng tự tin của anh ta bị tổn thương nặng nề nhất. Đặc biệt, nếu quá nhạy cảm với sự chỉ trích, phê bình, tâm trí người này sẽ tràn ngập sự oán than, thất vọng và giận dữ.

Khi quá đa cảm, chúng ta thường không có khả năng nhìn nhận rằng bản thân là nguyên nhân của một vấn đề bởi về mặt cảm xúc, chúng ta không thể chấp nhận rằng mình sai. Bản năng của con người bảo vệ sức khỏe tinh thần giống hệt như cách chúng ta bảo vệ cơ thể mình. Khi sức khỏe thể chất bị đe dọa, phản ứng “chiến đấu hoặc bỏ chạy” xuất hiện. Cũng tương tự như thế, khi sức khỏe tinh thần bị đe dọa, chúng ta cũng sẽ có phản ứng “chấp nhận hoặc chối bỏ”. Khi tâm trí khỏe mạnh, chúng ta sẽ dễ dàng chấp nhận và đối diện trực tiếp với thử thách. Ngược lại, người có tâm trí không khỏe mạnh sẽ luôn chối bỏ những mối đe dọa. (Trong khi người thiếu tự trọng thường từ chối chịu trách nhiệm, thậm chí nghiêm trọng hơn, họ tìm cách tự vùi dập và trở nên giận dữ, khó chịu với chính bản thân mình còn người có lòng tự trọng cao sẽ đủ tỉnh táo để nhận ra sai lầm của mình mà không hề kết tội bản thân hay những người xung quanh).

Giống như một người có cơ thể yếu ớt thường rất nhút nhát trước những thách thức về thể chất, phản ứng chối bỏ sẽ trở thành phản ứng có điều kiện đối với người có tâm lý không tốt. Những người như vậy thường phản ứng với mâu thuẫn theo kiểu: “Anh sai rồi” hoặc” “Tôi chỉ có thế thôi”. Họ gần như không bao giờ nói: “Tôi sai rồi” – một cách để thừa nhận trách nhiệm cá nhân của mình. Một người như vậy sẽ chối bỏ cả thế giới và cả sự bất an của bản thân mình, để rồi dần dần trở nên yếu ớt hơn, bởi “cái tôi” tâm lý chỉ có thể phát triển thông qua sự chấp nhận. Đó là hệ thống miễn dịch của cảm xúc. Với người thiếu tự trọng, phản ứng chối bỏ sẽ xuất hiện mọi lúc. Tất cả mọi thứ đều được coi là mối đe dọa với sự an toàn tâm lý của anh ta.

Có một nghịch lý là bất cứ khi nào một người không thừa nhận sự thật về bất cứ phương diện nào của bản thân (hoặc lên án sự không hoàn hảo của mình), người đó đã gửi tới tâm trí vô thức của mình thông điệp: “Tôi không xứng đáng”. Cũng tương tự như vậy, các phương tiện giao thông ngày nay được thiết kế để nếu có xảy ra tai nạn, chúng sẽ hấp thụ được tối đa năng lượng nảy sinh do va chạm. Năng lượng va chạm này không thể được phục hồi vì nó đã trở thành một phần trong sự biến dạng vĩnh viễn của phương tiện. Cũng như vậy, khi va chạm với thực tế không chịu thừa nhận thực tế, chúng ta sẽ phải gánh chịu thương tích.

Cuộc sống đã cho chúng ta thấy một khi đã hoàn toàn chấp nhận điều gì đó là bản thân hay cuộc sống của mình, chúng ta sẽ không còn phải trốn tránh, cũng không cần quan tâm đến việc có những ai biết về chúng, thậm chí không còn có cảm giác gì với chúng nữa. Lúc đó, cảm giác sợ hãi, bối rối không còn nữa, bởi không gì có thể đe dọa việc chúng ta bộc lộ bản thân mình. Trong cuộc sống, thứ duy nhất có thể bị từ chối bất cứ lúc nào chính là “hình ảnh”. Sự thật – một khi đã được chấp thuận – sẽ không bao giờ còn bị bóp méo hay tổn thương nữa, còn ảo tưởng thì có thể tan vỡ chỉ trong chớp mắt.

Khi bạn tiếp xúc với một ai đó, hãy nhớ cái tôi là tiêu chuẩn cốt yếu; đó là phần duy nhất thực sự bị tổn thương trong mỗi người. Hãy nghĩ về cái tôi như một hình ảnh hoặc một tấm gương phản chiếu cách mỗi người muốn thế giới nhìn nhận mình. Khi hình ảnh này bị đe dọa, chúng ta e dè hơn; khi nó bị tổn thương, chúng ta đau đớn và giận dữ. Cái tôi rất mong manh (bởi nó chỉ là một hình ảnh) và khi tiếp xúc với người khác, bạn nhớ phải bảo vệ cái tôi của họ nếu không muốn làm họ bị tổn thương. Khi ai đó càng tin rằng những gì bạn nói là sự thật, tùy thuộc vào độ nhạy cảm của người đó, bạn càng cần phải cẩn thận.

Có những cách đúng đắn và sai lầm để phê phán và cách bạn làm điều đó có thể thay đổi cả thế giới và khiến mọi chuyện hoàn toàn khác. Có thể bạn từng trải nghiệm những chuyện này, đôi khi bạn rất cởi mở và sẵn sàng nghe phê phán, nhưng cũng có lúc lời phê phán nhẹ nhàng nhất cũng khiến bạn có tâm lý vô cùng nặng nề, giống như cả người bạn đang bị một tảng đá đè nặng vậy, hoặc khiến bạn rơi vào trạng thái phòng thủ và sẵn sàng tranh luận. Bạn nói gì, nói như thế nào, nói khi nào và nói ở đâu, tất cả những điều này sẽ có ảnh hưởng lớn đến cách thức người đối diện tiếp nhận lời phê bình của bạn.

Nếu không cần thiết phải phê phán trực tiếp, tốt hơn hết là nên phê phán gián tiếp. Tính chất của mối quan hệ và bối cảnh là những yếu tố quan trọng nhất để quyết định chiến lược nào là hợp lý.

Chiến lược 1: Phê phán gián tiếp

Chiến thuật này sẽ loại bỏ khả năng những lời bạn nói ra khiến người nghe cảm thấy khó chịu hoặc tự ái. Nếu bạn thực hiện chiến thuật này đúng cách, người đối diện sẽ thực sự cảm thấy tốt hơn bởi cách tốt nhất để đưa ra lời phê phán là không phê phán gì hết. Bạn có thể vẫn đạt được mục tiêu của mình bằng cách đưa ra lời khen thay vì phê phán.

Giai đoạn 1: Mọi thứ đều ổn

Hãy nói với người đối diện rằng bạn thực sự thích, thậm chí là đánh giá cao bản thân người đó và những việc anh ta làm (chính là thứ bạn muốn anh ta thay đổi). Cho dù đó là cách người đó tương tác với các thành viên khác trong Công ty, chuẩn bị những ghi chép hay vẻ bề ngoài của anh ta, hãy nói rằng bạn thấy mọi thứ rất tuyệt.

Giai đoạn 2: Nghĩ kỹ hơn

Sau một thời gian ngắn, hãy thay đổi suy nghĩ của bạn. Hãy nói cho người bạn muốn phê phán biết bạn đã thay đổi suy nghĩ và muốn người đó thử làm một việc gì đó mới mẻ hơn hoặc thay đổi một chút so với những gì anh ta đang làm. Lý do đằng sau quyết định đó có thể là một thông tin mới – chẳng hạn như bạn vừa mới đọc một bài báo rất thú vị và tò mò muốn biết liệu những thay đổi mà họ khuyên bạn có thực sự hiệu quả trong việc nâng cao hiệu suất không. Làm theo cách này, trách nhiệm là của bạn; vấn đề không phải là anh ta đã làm gì đó sai và cũng bởi vậy mà anh ta sẽ không thấy khó chịu trước yêu cầu thay đổi đó.

Phương pháp này loại bỏ không chỉ người bị phê phán mà cả cái tôi của anh ta ra khỏi phương trình. Bởi bạn tạo ra sự thay đổi về phía bạn chứ không phải về phía người đó, nên gần như chắc chắn anh ta sẽ không cảm thấy khó chịu.

Khéo léo

Một chủ đề nhạy cảm không nhất thiết phải là một chủ đề xúc phạm đến một người cụ thể nào đó, mà còn là vấn đề có thể xúc phạm đến bất cứ người nào liên quan đến chủ đề đó. Nếu bạn cần phải nói với một người rằng vấn đề vệ sinh cá nhân của anh ta rất kém hoặc tình trạng luôn cáu bẳn của anh ta tại nơi công sở, hãy thử yêu cầu anh ta cho một lời khuyên về chính chủ đề đó. Đừng nói đó là vấn đề của bản thân bạn, hãy nói đó là vấn đề của bạn bè hay họ hàng của bạn. Những câu hỏi mở này có thể đưa tới một cuộc thảo luận và khi cho bạn lời khuyên, anh ta có thể nghĩ đến bản thân mình như một ví dụ.

Chiến lược 2: Phê bình trực tiếp – 10 bước để phê bình mang tính xây dựng và ít gây tổn thương nhất

Đôi khi bạn không thể vòng vo được mà phải phê bình trực tiếp – nhưng điều đó không có nghĩa là làm người khác tổn thương. Khi phê phán, hãy áp dụng tối đa 10 điều dưới đây để sự quở trách của bạn có thể được đón nhận theo đúng cách bạn muốn.

1. Đừng khiến mọi thứ trở nên to tát, hãy để người đối diện hiểu rằng bạn nói những điều này bởi bạn quan tâm – bạn quan tâm đến anh ta và mối quan hệ của hai người. Có một câu châm ngôn cổ đã nói rằng: “Lời nói xuất phát từ trái tim sẽ đến được trái tim”. Quả thật, chỉ những lời phê bình chân thành và xuất phát từ trái tim mới được đón nhận. Khả năng truyền đi một thông điệp rằng bạn muốn làm điều này bởi bạn thực sự quan tâm đến người bị phê phán và mối quan hệ với anh ta sẽ giúp những điều bạn nói ra được ghi nhận theo cách bạn muốn.

2. Hãy chỉ phê bình khi có hai người. Thậm chí dù bạn cảm thấy rằng anh ta sẽ không phiền khi những người khác cũng nghe thấy lời phê bình của bạn, hãy chỉ làm việc này khi cửa đã đóng chặt.

3. Đầu tiên, hãy nhấn mạnh những điểm tốt và tiềm năng của người sắp bị phê phán. Hành động này sẽ mở đường cho những thông điệp phê phán được đón nhận một cách tích cực. Khi người đối diện thực sự cảm nhận được sự trân trọng và đánh giá cao từ phía bạn – có thể thậm chí là tôn sùng hay kính sợ - thì những lời phê bình của bạn sẽ được lắng nghe mà không chịu bất cứ ảnh hưởng nào của cái tôi. Chẳng hạn như: “Lori, Cô là một trong số những nhân viên làm việc hiệu quả nhất ở đây và tôi đánh giá rất cao tất cả những việc cô đã làm cũng như cách làm việc của cô. Tôi chỉ hơn băn khoăn một chút về…”

4. Chỉ phê phán hành động, không phê phán con người. Nói một cách khác, thay vì nói: “Anh thật bất tài và liều lĩnh”, hãy nói: “Anh là một người thực sự tuyệt vời, nhưng hành động này dường như không phù hợp lắm với con người của anh từ trước đến giờ.”

5. Đừng giả định hay bóng gió xa gần rằng người đối diện cố tình và có tính toán khi hành động như thế. Nếu hoàn cảnh cho phép, hãy tiếp cận vấn đề bằng cách cho rằng đó là những hành động mà anh ta không cố tình, thậm chí là làm trong vô thức.

6. Chia sẻ đôi chút trách nhiệm nếu có thể. Hãy nhớ chúng tôi không nói bạn chia sẻ việc nhận lỗi. Cách tiếp cận này khiến bạn và anh ta chống lại vấn đề, chứ không phải là bạn chống lại anh ta. Bạn có thể nói rằng: “Lẽ ra tôi nên cụ thể hơn khi chúng ta bàn về việc này”. Cách tiếp cận này, tất nhiên là sẽ hiệu quả hơn so với cách nói: “Tôi rất không hài lòng khi anh…”

7. Đưa ra giải pháp. Nếu không có câu trả lời thì tốt nhất là đừng đưa ra vấn đề, vì nó sẽ không giải quyết được điều gì cả. Và nếu tin rằng anh ta sẽ không nghe lời khuyên của bạn cho dù bạn có nói gì đi chăng nữa thì tốt nhất là đừng nói gì cả. Nếu làm thế, bạn chỉ thỏa mãn được mối quan tâm của mình và vẫn không giải quyết được vấn đề.

8. Sự phê phán sẽ đưa lại hiệu quả cao nhất khi bạn nói với người đối diện rằng anh ta không đơn độc. Hãy gửi một thông điệp rằng cho dù anh ta đã hoặc đang làm gì đi chăng nữa thì đó cũng là chuyện thường gặp (thậm chí chính bạn cũng từng làm những việc tương tự). Làm như vậy, bạn đã phân tán sự ảnh hưởng lên cái tôi của anh ta. Thực ra, ảnh hưởng đó chính là nguyên nhân khiến anh ta cảm thấy bị xúc phạm.

9. Người đàn ông khôn ngoan nhất trên thế gian này - Vua Solomon – đã từng nói: “Những lời nói khôn ngoan khi được nói một cách nhẹ nhàng sẽ dễ dàng được chấp nhận”. Hãy nhớ rằng giọng nói của bạn cũng quan trọng như chính những gì bạn nói. Hãy nói một cách mềm mỏng và thân thiện. Điều này sẽ giúp thông điệp của bạn được lĩnh hội theo đúng cách bạn mong muốn.

10. Thời điểm tốt nhất để phê bình là khi bạn đã rời khỏi sự kiện đó. Chẳng hạn như nếu người giám sát muốn Gary hiểu rằng cách Gary quản lý cuộc họp thật lộn xộn và không phù hợp, anh ta không nên nói điều đó ngay trong căn phòng đó, lại càng không nên làm như vậy giữa cuộc họp.

Tách rời khỏi môi trường và thêm chút thời gian giữa sự kiện đó và việc phê bình cũng là một việc cần làm. Mặc dù có thể quả quyết với người đó rằng đây không phải là một vấn đề quá lớn, bạn sẽ không truyền đạt được thái độ đó nếu nói ra ngay lập tức. Bằng cách đợi một vài ngày nữa, bạn sẽ giảm được mức độ gắn kết cái tôi của anh ta với tình huống đó và anh ta sẽ bớt nhạy cảm với những lời phê phán. Nhưng bạn càng lên tiếng phê bình gần sự kiện (cả về khoảng cách lần thời gian), anh ta càng dễ nhận dạng hành vi của mình và càng dễ rơi vào trạng thái phòng thủ hơn.

Áp dụng một từ đơn giản

Từ có giá trị và gây ấn tượng nhất là “hình như”. Khi bạn đặt từ này vào câu nói của mình, để người đối diện sẽ khó rơi vào trạng thái đề phòng bởi nó đã biến câu hỏi của bạn từ chỗ tìm kiếm câu trả lời hay lời buộc tội thành một câu hỏi chỉ mang tính tò mò. Hãy thử xem xem những câu dưới đây trở nên mềm mại và ít mang tính đối chất hơn như thế nào khi có từ “hình như”: “Anh đã nộp báo cáo này phải không?” so với: “Hình như anh đã nộp báo cáo rồi ư ? ”, “Tối qua anh đã uống rượu đấy à ?” so với: “Hình như tối qua anh đã uống rượu à?”, “Anh đã sửa cái hóa đơn này phải không?” so với: “Hình như anh đã sửa cái hóa đơn này phải không ?”.

Ngoài việc phê bình, cần khen ngợi kịp thời sự tiến bộ của Nhân viên

Nếu đã dành thời gian để phê bình, bạn đừng quên dành thêm chút thời gian để khen ngợi. Điều này không chỉ giúp đẩy nhanh tốc độ quá trình “cải tạo” nhân viên, mà xa hơn, việc phê bình được lưu tâm.

Nếu những lời khen ngợi được đồng hành cùng lời phê bình, nhân viên của bạn sẽ trở nên bình tĩnh tự đánh giá thường xuyên bản thân, công việc của họ mà không phải lo sợ khi nghĩ đến những lời phê bình, rầy la của sếp. Đồng thời, đó cũng là động lực để họ cố gắng sửa sai cũng như phát huy năng lực tối đa.

Dù vấn đề của nhân viên là gì, bạn cũng cần nhìn nhận toàn diện những điều họ đã làm được và những nỗ lực của họ để có phương án giải quyết phù hợp, hiệu quả nhất.

(Sưu tầm)