Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.

Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như: trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

Bên cạnh việc phân tích công việc, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích dòng công việc làm cơ sở khoa học cho việc loại bỏ các công việc chồng chéo, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý và làm cơ sở cho việc định biên nhân sự.

Dòng công việc thể hiện cách thức tổ chức sắp xếp các công việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức về sản phẩm, dịch vụ. Mỗi công việc trong tổ chức được coi như một yếu tố đầu vào, được tạo thêm giá trị cho công việc, sau đó công việc được chuyển sang cho một nhân viên khác. Phân tích dòng công việc nhằm xác định xem các công việc được tạo ra và mang lại giá trị gia tăng cho tổ chức như thế nào. Phân tích dòng công việc giúp cho các nhà quản trị có thể kết hợp thực hiện hoặc làm đơn giản một số công việc, hoặc thậm chí có thể loại bỏ một số công việc. Nếu không thực hiện phân tích dòng công việc, có thể sẽ có nhiều công việc được thực hiện chồng chéo giữa các bộ phận, hoặc một số công việc không được giao cho bộ phận/phòng ban nào thực hiện. Kết quả là từng người có thể làm tốt, từng bộ phận có thể làm tốt, nhưng kết quả làm việc của toàn Công ty có thể rất tồi. Điều này được minh họa rõ ràng trong tình huống cho vay tín dụng tại Công ty IBM trước đây. Khi đó, các quy trình bán hàng hóa, dịch vụ trả góp của IBM được thực hiện qua các khâu: đại diện bán hàng của IBM; Phòng Tín dụng; phòng Kinh doanh; phòng Giá và phòng Hành chính. Tính trung bình, quá trình cho vay tín dụng kéo dài mất 6 ngày, thậm chí có khi lên đến 2 tuần, chủ yếu do hồ sơ phải chờ đợi giữa các phòng. Khách hàng rất phiền lòng và không ai trả lời được là hồ sơ tiến hành đến đâu rồi và khi nào thì hoàn tất mọi thủ tục. Sau khi thực hiện tái lập quá trình kinh doanh, Công ty tín dụng IBM đã xếp một nhóm nhân viên làm việc trên máy tính nối mạng trực tiếp với người bán hàng, mỗi nhân viên sẽ thực hiện tất cả các bước công việc trước đây của các phòng Tín dụng, Kinh doanh, Giá, Hành chính thực hiện. Với việc áp dụng ngân hàng cơ sở dữ liệu và các biểu mẫu lập sẵn, mỗi nhân viên của Tín dụng IBM có thể hoàn tất một hồ sơ đề nghị vay tín dụng trong vòng 45 phút.

Xác định rõ ràng và chi tiết các dòng công việc (hay các quy trình thực hiện công việc) là cơ sở khoa học cần thiết cho việc định biên nhân sự. Trình tự thực hiện định biên nhân sự như sau:

1. Liệt kê tất cả những dòng công việc chủ yếu, cần được thực hiện trong tổ chức/công ty và mỗi phòng ban, bộ phận theo quy trình từ đầu vào đến đầu ra để không bị sót.

2. Ở mỗi dòng (quy trình) công việc, xác định tính hợp lý của các công việc, xác định các bộ phận (hoặc nhân viên) tham gia thực hiện; xác định mức độ, nhiệm vụ cụ thể của mỗi bộ phận trong các dòng công việc của tổ chức/công ty; xác định mức độ, nhiệm vụ cụ thể của mỗi bộ phận trong các dòng công việc nội bộ của bộ phận; bổ sung thêm những nhiệm vụ còn bị bỏ sót, điều chỉnh, phân công lại những công việc chồng chéo. (Phần này được thực hiện dựa trên cơ sở các bản điều lệ, chức năng, nhiệm vụ của Công ty, năng lực thực tế của các cán bộ lãnh đạo, các bộ phận trong bộ máy quản lý và quyết định của Ban Giám đốc).

3. Dùng ký hiệu để ghi lại tên của công việc thực hiện trong bộ phận và sự phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình thực hiện từng dòng công việc.

4. Xác định hao phí thời gian thực tế cần thiết để thực hiện từng chức năng nhiệm vụ chính thông qua phương pháp chụp ảnh ngày làm việc hoặc ghi nhật ký công việc hàng ngày.

5. Thảo luận với người phụ trách để xác định lại các hao phí thời gian hợp lý cần thiết cho từng chức năng nhiệm vụ chính của các phòng ban, bộ phận.

6. Xác định tổng thời gian hợp lý cần thiết để thực hiện công việc của mỗi phòng ban, bộ phận trên cơ sở tổng hợp hao phí thời gian hợp lý, có tính thêm thời gian cho các công việc lặt vặt.

Chia tổng thời gian hợp lý cần thiết để thực hiện công việc của mỗi phòng ban, bộ phận cho số lượng nhân viên trong phòng để xác định thời gian hao phí hợp lý trung bình cần thiết đối với một nhân viên trong tuần làm việc.

(Sưu tầm)