I. Cơ sở pháp lý

• Bộ luật Dân sự 2015 (BLDS 2015);
• Luật Giao dịch điện tử năm 2005 (Luật GDĐT);
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ hướng dẫn các quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số (Nghị định 130).

BLDS 2015 quy định hợp đồng có thể được ký kết bằng phương tiện điện tử. Luật GDĐT và Nghị định 130 quy định cụ thể về chữ ký điện tử và giao dịch điện tử. Như vậy, pháp luật Việt Nam thừa nhận hiệu lực của hợp đồng được lập dưới dạng điện tử và được ký bằng chữ ký số. Chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay (đối với cá nhân) và tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện (đối với tổ chức, doanh nghiệp).

II. Ký hợp đồng điện tử

1. Các loại hợp đồng có thể dùng chữ ký số:

Ngoại trừ các hợp đồng pháp luật yêu cầu bắt buộc phải ký trực tiếp và/hoặc có công chứng (mua bán nhà đất chẳng hạn), thì các hợp đồng kinh tế, dân sự khác có thể ký hoặc giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu hay giao dịch điện tử.

2. Điều kiện ký hợp đồng điện tử:

• Phải có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng điện tử phù hợp với các quy định về giao dịch điện tử.
• Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email, bao gồm nhân lực, phương tiện và quy chế quản lý.
• Điều lệ Công ty quy định dấu công ty dưới hình thức chữ ký số và các bên phải có chữ ký số hợp pháp và bảo đảm an toàn.

Khoản 1, Điều 22 Luật GDĐT quy định: “Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:

a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;

b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;

c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.”

3. Hình thức giao kết hợp đồng điện tử

3.1. Giao kết hợp đồng điện tử qua Email

Các bên ký vào file hợp đồng bằng chữ ký số và gửi cho nhau qua email.

3.2. Giao kết hợp đồng điện tử thông qua hệ thống hợp đồng điện tử

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng

Người dùng (bên đề nghị giao kết) tiến hành đặng nhập tài khoản hệ thống hợp đồng điện tử, tạo lập hợp đồng với đầy đủ các nội dung điều khoản, quyền, nghĩa vụ của các bên -> xác định các luồng ký, thứ tự ký, vị trí ký, vai trò ký hợp đồng -> Hệ thống tạo luồng ký tự động -> Ký số và gửi hợp đồng cho đối tác

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng

- Người được đề nghị giao kết hợp nhận email thông báo tự động, truy cập vào đường link hợp đồng không cần tài khoản đăng nhập hệ thống

- Duyệt trước nội dung hợp đồng và tiến hàng xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng cách ký số

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

- Sau khi hoàn tất việc ký kết hợp đồng, Hệ thống gửi thông báo hoàn tất ký hợp đồng đến các bên. Lúc này, hợp đồng được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.

- Các bên chuẩn bị các công đoạn để cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng điện tử.

4. Trách nhiệm kiểm tra của các bên

4.1. Đối với người ký

Trước khi ký số, người ký phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư số như sau:

• Kiểm tra trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;
• Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho mình trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Trường hợp kết quả kiểm tra tại 2 trường hợp trên đồng thời có hiệu lực, người ký thực hiện ký số. Trường hợp kết quả kiểm tra tại 2 trường hợp trên là không có hiệu lực, người ký không thực hiện ký số.

4.2. Đối với người nhận

Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin sau:

• Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;
• Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;
• Đối với chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên cả hệ thống của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó.
• Việc kiểm tra được người nhận thực hiện theo quy trình sau:
• Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo quy định tại Điều 5 Nghị định 130 trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;
• Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời điểm thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các trường hợp trên đồng thời có hiệu lực.

Trên đây là nội dung trao đổi về vấn đề: “Giao kết hợp đồng điện tử sử dụng chữ ký số”. Nếu còn vấn đề gì chưa rõ, Quý Độc giả vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ email: info@goasone.com để được giải đáp.

Trân trọng cảm ơn.

GOASONE & PARTNERS