1. Cơ sở pháp lý

• Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
• Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Thông tin cần biết

-      Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu. Chữ ký số đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của công ty, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.

• Các văn bản của công ty ký bằng chữ ký số chỉ có giá trị pháp lý khi:

+ sử dụng chữ ký số đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật;

+ người ký có đủ thẩm quyền ký văn bản đó theo Điều lệ Công ty, phân cấp thẩm quyền và quy định của pháp luật.

• Chữ ký số đáp ứng quy định tại Khoản 2 Điều 24 của Luật Giao dịch Điện tử có thể được dùng như con dấu doanh nghiệp. Luật Doanh Nghiệp 2020 (có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2021) cũng quy định tại rằng con dấu doanh nghiệp có thể mang hình thức của chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử (Khoản 1 Điều 43).
• Chữ ký số có thể ứng dụng trong các trường hợp sau:

+ Có thể thay thế cho chữ ký tay trong mọi giao dịch thương mại điện tử ở môi trường số giúp hoạt động giao dịch được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm;

+ Sử dụng để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master;

+ Dùng để khai thuế qua mạng, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng để nộp tờ khai này;

+ Ký hợp đồng (bao gồm hợp đồng lao động);

+ Đóng bảo hiểm;

+ Ứng dụng vào quản lý của doanh nghiệp của mình với mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao hơn rất nhiều.

• Theo Điều 24 Luật Giao dịch Điện tử và Nghị định 130/2018/NĐ-CP chữ ký số có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, để một chữ ký số được coi là hợp pháp thì chữ ký số đó phải đảm bảo đầy đủ an toàn theo các điều kiện sau:

+ Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

+ Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng

+ Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

3. Một số câu hỏi thường gặp

a. Hợp đồng ký điện tử thì ngoài chữ ký số của người đại điện công ty thì có cần phải có chữ ký số của công ty nữa hay không? Pháp luật đã quy định cụ thể về vấn đề này chưa?

Trả lời:

Chữ ký số của công ty được coi là con dấu điện tử của công ty.

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau:

“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Điều 24 Luật Giao dịch điện tử quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:

“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

2. Trong của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.”

Tóm lại, không phải trong mọi trường hợp công ty đều phải đóng dấu trong hợp đồng. Thông thường, phải sử dụng dấu trong 3 trường hợp:

- Khi pháp luật quy định phải sử dụng (chẳng hạn như: phải đóng dấu cho sổ kế toán, chứng từ kế toán, hợp đồng xây dựng);

- Điều lệ công ty có quy định;

- Các bên thỏa thuận sử dụng con dấu.

Như vậy, nếu trong Điều lệ hoặc các quy định, quy chế nội bộ hoặc thỏa thuận giữa các bên không quy định hợp đồng phải dùng dấu thì đương nhiên không bắt buộc. Trong trường hợp đó, hợp đồng chỉ có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, mà không được đóng dấu, vẫn có giá trị khi nội dung không trái với quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và tăng độ tin cậy với đối tác, các công ty vẫn thường lựa chọn phương án ký cả chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền và chữ ký số của công ty.

b. Chữ ký số công ty có đủ tính pháp lý để thực hiện các giao dịch (tương đương với việc ký tươi và đóng dấu đối với hợp đồng giấy) do đó nếu giao cho văn thư quản lý thì cũng rất rủi ro, có cách nào để giảm thiểu rủi ro này không? Trách nhiệm cầm chữ ký số của công ty nên giao cho ai?

Trả lời:

Với các cá nhân, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Trong khi đó, với các tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có giá trị tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.

Trong trường hợp giao cho văn thư quản lý chữ ký số của công ty, công ty cần quy định trong quy chế quản lý và lưu giữ dấu: hợp đồng chỉ có hiệu lực nếu được ký bởi cả chữ ký số cá nhân của người đại diện theo pháp luật (hoặc chữ ký số cá nhân của người được ủy quyền hợp lệ) và chữ ký số của công ty.

Trường hợp công ty chỉ sử dụng chữ ký số của công ty để ký hợp đồng thì để an toàn, bắt buộc người đại diện pháp luật phải tự quản lý và lưu giữ chữ ký số của công ty.

c. Hiện tại các cơ quan Nhà nước chủ yếu dùng phần mềm của Ban Cơ yếu Chính phủ, tuy là ký số, nhưng họ vẫn ghép chữ ký tay và con dấu đỏ của đơn vị cài đặt vào sẵn lệnh ký số, khi nhấn lệnh vẫn ra chữ ký gốc và dấu đỏ, kèm thông tin chú thích là ký số vào thời điểm nào. Luật quy định thế nào về vấn đề này?

Trả lời:

Hiện không có quy định nào về việc bắt buộc phải chèn hình ảnh chữ ký tay và dấu đỏ đi kèm với chữ ký số. Tuy nhiên, luật cũng không cấm việc chèn hình ảnh chữ ký tay và dấu đỏ đi kèm với chữ ký số. Việc chèn hình ảnh như vậy chủ yếu là mang tính thẩm mỹ, điều quan trọng vẫn là:chữ ký số được sử dụng phải hợp pháp.

d. Các hợp đồng tín dụng có thể được ký số không?

Trả lời:

Không có quy định nào riêng đối với việc sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng tín dụng. Hiện tại, việc ký hợp đồng tín dụng vẫn áp dụng theo quy định của Luật giao dịch điện tử.

Khoản 2 Điều 5 và Khoản 2 Điều 7 Nghị định 35/2007/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng quy định:

"Điều 5. Điều kiện cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng

…

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Cam kết thực hiện các quy trình về giao dịch điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử quy định;

   b) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

c) Xác lập phương thức gửi, nhận chứng từ điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử.”

“Điều 7. Sử dụng chữ ký điện tử trong hoạt động ngân hàng

1. Chữ ký điện tử trong hoạt động ngân hàng bao gồm chữ ký số và các loại chữ ký điện tử khác theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền thỏa thuận, lựa chọn sử dụng loại chữ ký điện tử, trừ trường hợp Thống đốc Ngân hàng Nhà nước có quy định về việc sử dụng chữ ký điện tử trong những hoạt động ngân hàng cụ thể.”

Hiện tại, Ngân hàng Nhà nước chưa có hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng chữ ký điện tử trong những hoạt động ngân hàng. Do đó, các ngân hàng vẫn triển khai sử dụng chữ ký điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử. Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng triển khai ký hợp đồng bằng chữ ký số.

Trên đây là nội dung trao đổi về vấn đề: “Chữ ký số: Cần hiểu và sử dụng thế nào cho đúng?”. Nếu còn vấn đề gì chưa rõ, Quý Độc giả vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ email: info@goasone.com để được giải đáp.

Trân trọng cảm ơn.

GOASONE & PARTNERS