I. Căn cứ pháp lý

Điều 5 Luật Giao dịch điện tử quy định các nguyên tắc chung tiến hành giao dịch điện tử như sau:

“1. Tự nguyện lựa chọn sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch.

2. Tự thỏa thuận về việc lựa chọn loại công nghệ để thực hiện giao dịch điện tử.

3. Không một loại công nghệ nào được xem là duy nhất trong giao dịch điện tử.

4. Bảo đảm sự bình đẳng và an toàn trong giao dịch điện tử.

5. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng.

6. Giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước phải tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 40 của Luật này.”

Điều 40 Luật Giao dịch điện tử quy định các nguyên tắc tiến hành giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước như sau:“….

5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn phương thức giao dịch với cơ quan nhà nước nếu cơ quan nhà nước đó đồng thời chấp nhận giao dịch theo phương thức truyền thống và phương tiện điện tử, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

6. Khi tiến hành giao dịch điện tử, cơ quan nhà nước phải quy định cụ thể về:

a) Định dạng, biểu mẫu của thông điệp dữ liệu;

b) Loại chữ ký điện tử, chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp giao dịch điện tử cần có chữ ký điện tử, chứng thực chữ ký điện tử;

c) Các quy trình bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và bí mật của giao dịch điện tử”.

Điều 23 Luật Giao dịch điện tử quy định các nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử như sau:

“1. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

a) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;

b) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;

c) Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.”

II. Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số

Trên thực tế, để việc sử dụng chữ ký số mang tính bắt buộc thì cần có các văn bản pháp lý trong các ngành, lĩnh vực khác nhau trong đó quy định chấp nhận chữ ký số trên thông điệp dữ liệu (có giá trị tương đương chữ ký tay trên bản giấy).

Ví dụ như: Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan đăng ký kinh doanh phải đồng ý với các văn bản ký số của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chọn sử dụng chữ ký số để đăng ký doanh nghiệp.

Hiện tại, một số văn bản dưới đây quy định việc bắt buộc sử dụng chữ ký số:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 yêu cầu các doanh nghiệp có đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế phải thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan quản lý thuế theo quy định của Luật này và pháp luật về giao dịch điện tử.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trong đó có nội dung quy định các hộ kinh doanh cá thể phải ký số trên hóa đơn.
• Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.
• Quyết định số 2341/QĐ-BTC ngày 18/9/2013 quy định: từ ngày 01/11/2013 người khai hải quan thực hiện sử dụng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan hải quan khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử.
• Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg nêu trên của Thủ tướng Chính phủ, đối tượng áp dụng (Điều 2) bao gồm:

1. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp và các cơ quan, đơn vị trực thuộc (sau đây gọi chung là bộ, ngành, địa phương).

2. Các cơ quan, tổ chức không thuộc khoản 1 Điều này liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với các bộ, ngành, địa phương, nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực hiện theo quy định tại Quyết định này.

Ngoài ra, Điều 4 của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau:

“1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

2. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.”

Trên đây là nội dung trao đổi về vấn đề: “Tổ chức, cá nhân có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?”. Nếu còn vấn đề gì chưa rõ, Quý Độc giả vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ email: info@goasone.com để được giải đáp.

Trân trọng cảm ơn.

GOASONE & PARTNERS